home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ User's Choice Windows CD / User's Choice Windows CD (CMS Software)(1993).iso / windows2 / gb201.zip / README.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-11-12  |  26KB  |  434 lines

  1.                          GRADEBOOK for Windows
  2.  
  3.   This program is produced by a member of the Association of Shareware 
  4. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware principle 
  5. works for you.  If you are unable to resolve a shareware related problem with 
  6. an ASP member by contacting the member directly, ASP may be able to help.  
  7. The ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with an ASP 
  8. member, but does not provide technical support for members' products.  Please 
  9. write to the ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon, MI 49442 or send a 
  10. CompuServe message via CompuServe Mail to the ASP Ombudsman 70007,3536.
  11.  
  12. Program Description:
  13.  
  14.   GRADEBOOK allows you to keep student scores and calculate grades 
  15. automatically.  Because every instructor records and calculates grades 
  16. differently, the program was designed to be flexible.  GRADEBOOK can be used 
  17. by elementary, junior high school, high school and college instructors.  It 
  18. sets no practical limit on the number of terms, classes, students or tasks.  
  19. Multiple periods per term and custom term names are supported.
  20.  
  21.   GRADEBOOK keeps track of student scores on various tasks in up to ten 
  22. different categories.  All categories except extra credit are user-definable.  
  23. GRADEBOOK will keep your student list in alphabetical order or you may place 
  24. the students in any desired order to agree with a manually kept grade book.  
  25. Reports may be in rank order if desired.  Student names and optional ID 
  26. numbers may be entered manually or optionally imported from an ASCII file.  
  27. All program input is checked for validity as it is entered.
  28.  
  29.   Using GRADEBOOK, you can calculate your grades by summing the raw scores or 
  30. by assigning weighting factors to particular categories of tasks.  You have 
  31. the option of ignoring low scores in each category when you calculate the 
  32. final grade.  Several options are available for extra credit and not counted 
  33. scores may be entered.
  34.  
  35.   GRADEBOOK can calculate and plot the distribution of scores for a single 
  36. class or for several combined classes, for a single task or for all the 
  37. tasks.  Based on this distribution, you specify the interval of scores for 
  38. each letter grade.  GRADEBOOK then automatically calculates the final grade 
  39. for each student.  GRADEBOOK can assign either A, B, C, D, and E grades, or 
  40. plus and minus grades.  Custom letter grades may also be assigned.  GRADEBOOK 
  41. can also calculate and plot the distribution of grades for a single class or 
  42. for several combined classes.  Grades and scores may be printed on an 
  43. instructor summary sheet for your use or as individual student reports.  
  44. Different report formats are available.  You can issue progress reports any 
  45. time during a grading period and GRADEBOOK will automatically calculate the 
  46. appropriate interim weights.  Progress reports may contain teacher notes.  If 
  47. you wish, reports can be printed for posting using student ID numbers.  
  48. GRADEBOOK allows you to revise any data including student and task order at 
  49. any time.  GRADEBOOK will quickly calculate what score would be required on 
  50. the final exam to get a particular term grade.  GRADEBOOK allows students 
  51. that have different grading criteria to be extracted from the main class and 
  52. allows extracted students to be combined back into the main class.  Students, 
  53. tasks, scores and averages may be automatically transferred to new classes or 
  54. summary classes.
  55.  
  56.   GRADEBOOK will work with any printer (optional) that is supported by 
  57. Microsoft Windows.  Full font support is provided for Window's printer and 
  58. screen fonts.  GRADEBOOK may easily be interfaced with other programs.  
  59. Student names and ID numbers may be imported from ASCII files.  Student names 
  60. and ID numbers, score lists and grade lists may be exported to ASCII files.  
  61. In addition GRADEBOOK allows you to use the Windows clipboard to export 
  62. GRADEBOOK data and charts to other Windows applications.  You may copy term 
  63. lists, class lists, student lists, score lists, score distributions, grade 
  64. lists, grade distributions, interim weight reports and required final scores 
  65. using the clipboard to programs such as Excel and Word for Windows.  The 
  66. score distribution charts and grade distribution charts may also be copied 
  67. into other applications.
  68.  
  69.   GRADEBOOK includes commands for easily backing up and restoring your 
  70. student data for extra security.  GRADEBOOK will keep its data files on the 
  71. hard disk, or if you prefer, it will keep your data files on floppy disks for 
  72. added security.  GRADEBOOK allows the data files to be kept in separate 
  73. subdirectories if several instructors must share one computer.
  74.  
  75. System Requirements:
  76.  
  77.   GRADEBOOK requires Windows version 3.0 or later running in standard or 
  78. enhanced mode.  Microsoft recommends at least a 10Mhz 80286 computer with 2 
  79. MB of memory for running Windows applications.  GRADEBOOK requires 768 K of 
  80. extended memory.  Because memory is usually added in .5 MB or 1 MB or 2 MB 
  81. increments, this requires a computer with 2 MB of memory installed.  Windows 
  82. 3.0 may operate in three modes, real, standard or enhanced.  Real mode is the 
  83. only mode available for computers with less than 1 megabyte of memory (640K 
  84. conventional, 256K extended).  Enhanced mode requires at least 1024 K of 
  85. extended memory and a 386 or 486 computer.  You may determine what mode 
  86. Windows is operating in by clicking on Help from the program manager and then 
  87. clicking on About.  Please refer to your Windows manual for more information 
  88. on how to change modes.  Note that in version 3.0 of Windows it is possible 
  89. to start Windows when Windows is already running.  If you start Windows and 
  90. then double click the DOS icon, you are returned to the DOS prompt.  Typing 
  91. WIN to start Windows from the DOS prompt will then start a second instance of 
  92. Windows.  Even though the first instance of Windows was in standard mode, the 
  93. second instance of Windows will start in real mode.  The correct way to 
  94. return to Windows from the DOS prompt is by typing EXIT.  If you get an error 
  95. message saying that this program needs Windows in standard or enhanced mode 
  96. you need to restart Windows in the correct mode.
  97.  
  98. Shareware Information:
  99.  
  100.   GRADEBOOK is a shareware program.  You can think of shareware as try before 
  101. you buy software.  It is not free software or public domain software.  If you 
  102. like the program and use it for more than a 30 day trial period, you must 
  103. register the program by sending in payment with the registration form.  A 
  104. registered copy of this program is required for each computer operating the 
  105. program simultaneously whether the computer stands alone or is on a network.  
  106. The shareware version of GRADEBOOK has all the features and capabilities of 
  107. the registered program.  You may make and distribute copies to others and are 
  108. encouraged to do so.  You should distribute the self extracting GB.EXE file 
  109. which is a compressed file containing the GRADEBOOK distribution files.  You 
  110. may also distribute the GB.ZIP file which requires a program such as PKUNZIP 
  111. to decompress the files.  These file names may be followed by the program 
  112. version number such as GB115.EXE or GB115.ZIP.
  113.  
  114.   GRADEBOOK is continuously being revised to incorporate user suggestions.  
  115. Please let the author know of any improvements or features that you would 
  116. like to see in the program.  Low cost disk updates ($3.00 - includes install 
  117. program and VBRUN200.DLL) are available for both registered and unregistered 
  118. users directly from the author.  The latest unregistered version of the 
  119. program may be obtained and downloaded from the Edforum or WinAdv forum on 
  120. Compuserve (file GB.EXE).  It is usually less expensive to order a copy from 
  121. the author than it is to download it.
  122.  
  123.   Although the unregistered version is fully functional, there are several 
  124. advantages to registering the program.
  125.  
  126. 1.  Registered users may obtain program support directly from the author.  
  127. Please contact the author at the following address.
  128.  
  129.        Russell Stevens
  130.        5191 Pine Grove Dr.
  131.        Spruce, MI 48762
  132.  
  133.   Telephone support is available by request.  Comments and suggestions are 
  134. welcome.  If you have a problem with the software, report what you did (the 
  135. steps or procedures you followed) leading up to the problem.  Also report the 
  136. exact error message, if one appeared and any pertinent information about your 
  137. hardware or software configuration.  You may also contact the author by 
  138. leaving a message on CompuServe to Russell Stevens, 70150,323.  The latest 
  139. unregistered version of the program may be downloaded from the Edforum or 
  140. WinAdv forum on CompuServe (file GB.EXE).  Registered users may obtain a 
  141. registered version of any future update to the program for $3.00.  User 
  142. manual updates are also available.
  143.  
  144. 2.  Registered users receive a 100 page laser printed, illustrated and 
  145. indexed user manual and the latest program version.  The manual includes an 
  146. extensive tutorial to help get proficient at using the program.  The manual 
  147. also includes samples of all the different types of reports and charts that 
  148. may be generated by the program and by the supplied Word for Windows and 
  149. Excel macros.
  150.  
  151. 3.  The unregistered version starts up with a copyright notice (nag screen) 
  152. stating that it is an unregistered copy.  This notice will stay on screen for 
  153. a few seconds or you may press any key to bypass it.  Registered versions of 
  154. the program contain your name in the copyright notice.  The "Unregistered 
  155. Copy" watermark note on some of the printouts does not appear in registered 
  156. versions of the program.
  157.  
  158. 4.  Registered users receive a collection of Word for Windows and Excel 
  159. templates, macros and workbooks which allow custom reports to be 
  160. automatically generated from GRADEBOOK data.  Word for Windows may be used to 
  161. reformat grade and score lists to include a large number of tasks on a single 
  162. page in either a horizontal or vertical layout.  Teacher notes and graphics 
  163. such as grade and score distribution charts may also be included.  The charts 
  164. may be pasted, linked or embedded and may be further modified using Microsoft 
  165. Draw.  The user may modify styles as desired.  The Excel workbook can also be 
  166. used to reformat GRADEBOOK reports and to prepare grade and score 
  167. distribution charts using any of the Excel chart formats such as exploded pie 
  168. charts, 3-D charts, overlaid frequency and cumulative frequency charts, etc.  
  169. Raw GRADEBOOK score data may be extensively analyzed using the Analysis 
  170. ToolPak.  Requires Word for Windows version 2.0, Excel version 4.0 and 4 MB 
  171. (recommended).  All macros may be modified by the user if desired.
  172.  
  173. 5.  The program author appreciates the support.
  174.  
  175.   You may register the program by sending in the registration form with a 
  176. check for $29.  You may print out a registration form by selecting Help from 
  177. the GRADEBOOK menu bar and then selecting Registration.  Educational system 
  178. purchase orders are accepted.
  179.  
  180. Installation Instructions:
  181.  
  182.   The shareware version of GRADEBOOK is contained in a compressed file named 
  183. GB.EXE or GB.ZIP.  The file may also be named GBxxx.EXE or GBxxx.ZIP where 
  184. xxx designates the version number.  It may be downloaded with a modem or 
  185. supplied on a floppy disk.  To minimize download time and disk space the 
  186. shareware version of GRADEBOOK does not include the automatic install program 
  187. or the Visual Basic dynamic link library VBRUN200.DLL.  This file is 
  188. available on most bulletin boards and may be downloaded separately if you do 
  189. not already have a copy.  It may also be found on the MSBASIC forum on 
  190. CompuServe.  It is also available in the Windows 3.1 Resource Kit.  Copy the 
  191. GB.EXE or GB.ZIP file to a separate subdirectory on your hard disk such as 
  192. \GRADEBKW.  The GB.EXE file is a self extracting file.  Extract the GRADEBOOK 
  193. files by running the GB.EXE file from the DOS prompt by typing GB.  If you 
  194. have the GB.ZIP file, decompress the files using a program such as PKUNZIP.  
  195. The following files should be included in your copy of GRADEBOOK:
  196.  
  197.   GRADEBK.EXE       GRADEBOOK executable program
  198.   GRADEBK.HLP       GRADEBOOK on-line help file
  199.   FA90_1.DAT        Sample class file
  200.   README.DOC        This file
  201.   NOTE.TXT          Sample teacher note
  202.   VENDOR.DOC        Vendor information file
  203.   FILE_ID.DIZ       BBS ID file
  204.  
  205.   You also need to copy the VBRUN200.DLL file to your Windows subdirectory if 
  206. you have not previously installed it.  The GB.EXE or GB.ZIP file may be 
  207. deleted after the files are extracted.  Then start Windows in standard or 
  208. enhanced mode.  You may then use the Windows program manager and manually add 
  209. the program to a group such as the Windows applications group.  To run the 
  210. GRADEBOOK program, just double click its icon from the Windows program 
  211. manager.  Additional information on how to use a command line parameter to 
  212. store your data on a floppy or separate subdirectory may be found in the 
  213. manual or in the on-line help.
  214.  
  215. How to Use the Program:
  216.  
  217.   GRADEBOOK has extensive on-line help.  You may press the F1 key in any 
  218. dialog box or window to get context sensitive help.  You may also press the 
  219. Shift-F1 key combination to get help on any menu command.  You may also 
  220. select the Help Index, Help Commands or Help Using Help menu commands.
  221.  
  222.   The retail version of GRADEBOOK includes an extensive tutorial.  However, 
  223. the following is a description of the basic program steps needed to start 
  224. using GRADEBOOK.
  225.  
  226.   After installing GRADEBOOK you should be able to start the program by 
  227. double clicking the program icon.  The program will start with an empty main 
  228. window displayed.  The title of the main window will display the currently 
  229. selected term and class.  If there are no classes for the current term the 
  230. title bar will say "No Classes".  If you have not used GRADEBOOK previously 
  231. the current term will be the current season of the current year such as 
  232. Winter 1992.  You should first select the term that you want to use by 
  233. clicking on the Term Select menu.
  234.  
  235.   After selecting the term, you may add a class using the Class Add menu.  
  236. You may then indicate if you want to use plus and minus grades and whether 
  237. you want to blank incomplete scores.  Incomplete scores are usually printed 
  238. with an "NA".  If you use the blank option you can print out reports that you 
  239. may use as data entry forms (blank gradebooks).  You may also indicate the 
  240. distribution spacing you want to use for score distributions.  If you grade 
  241. on a straight curve, you will not need to do score distributions.  If you 
  242. adjust your grading curve based on student results (you want 10% A's, 15% 
  243. B's, etc.) you can set the spacing as desired.  If you are using plus and 
  244. minus grades you will need to use a finer spacing than if you are using 
  245. straight letter grades.  This data may be revised at any time.  If you have 
  246. several grading periods per term, you can automatically add the students from 
  247. the previous period to the next period.  You may also use any previous class 
  248. as a task template if you want all the tasks to be automatically entered.
  249.  
  250.   After adding a class, you may then add students to the class by selecting 
  251. the Student Add menu.  The only required entry is the last name.  You may add 
  252. students in any order.  You may alphabetize or reorder the students by 
  253. selecting the Student Reorder menu.  A student list may also be imported if 
  254. you have an ASCII file available containing their names.
  255.  
  256.   After adding students, you may add tasks using the Task Add menu.  You may 
  257. add the tasks as you go or add them all at the beginning of the term.  For 
  258. each task, you enter the task name, its category and its perfect score.  You 
  259. may locate the task in any position - normally new tasks would be the last 
  260. task.  There are 10 task categories.  You may redefine all of them from the 
  261. Misc Category Name menu except for the extra credit task category.
  262.  
  263.   After a task has been added, you may add scores for that task using the 
  264. Score Add menu.  The add scores dialog box has been designed to minimize the 
  265. keystrokes required to enter scores.  Some instructors prefer to sort their 
  266. papers or to record the scores on a sorted list prior to entering the data 
  267. into GRADEBOOK.  The sorted list may be a regular gradebook or a data entry 
  268. form that you have printed from GRADEBOOK using the Class, Print Data Form 
  269. menu.  If you are entering sorted scores, very few keystrokes are required.  
  270. The Random Entry Check Box should not be checked when entering sorted scores.  
  271. The default student shown in the Student List Box is the first student.  The 
  272. Score Edit Box shows the existing score for the student highlighted in the 
  273. Student List Box.  Just Press the Tab key to shift the focus to the Score 
  274. Edit Box and enter the score for the first student.  Since the Add Button is 
  275. the default key, just press the Enter key to enter the score for the first 
  276. student.  The focus will stay at the Score Edit Box and the highlighted 
  277. student will automatically increment to the next student in the list.  Enter 
  278. the next score and press the Enter key or just press the Enter key to skip 
  279. the student.
  280.  
  281.   Some instructors find that sorting the papers or recording the scores on a 
  282. sorted list prior to entering the data into GRADEBOOK is not worth the extra 
  283. effort.  GRADEBOOK allows you to quickly locate a student by entering in a 
  284. search string.  The first letter of the search string would be the first 
  285. letter of the student's last name.  If there is only one student whose last 
  286. name begins with that letter, GRADEBOOK narrows the search to that student.  
  287. If several students have a last name that begin with the same letter, just 
  288. enter the next letter of the last name to narrow the search.  You may 
  289. continue until the desired student is located.
  290.  
  291.   To use this method, first check the Random Entry Check Box and then pick 
  292. the desired task from the Task To Add Score To List Box.  Then start entering 
  293. the search string for the first student.  The search string is listed after 
  294. the Search Text Label.  As you enter the search string, the highlight in the 
  295. Student List Box will shift to the first student that matches the search 
  296. string.  If it is the desired student, press the Tab key and enter the score.  
  297. If not, enter the next letter of the search string.  If you enter a search 
  298. string for which there is no match, the Search Text will not be revised.  If 
  299. you enter an incorrect search string, you may use the Backspace key to 
  300. correct it.  When you enter a score by clicking the Add Button or by pressing 
  301. the Enter key, the Search Text will be reset.  The Search Text will also be 
  302. reset if you click on a student in the Student List Box.
  303.  
  304.   You may also just use the Student List Box to select the student directly.  
  305. Click the down arrow to drop down the list box, use the scroll bar controls 
  306. to locate the student and then click on the desired student.  The cursor 
  307. control keys may also be used to locate the student.
  308.  
  309.   Fractional scores such as 82.37 are permitted.  You may also enter "NA" for 
  310. a score.  It is not necessary to enter "0" for incomplete scores.  The 
  311. GRADEBOOK program will treat "NA" scores as zero scores if you have elected 
  312. that option on the Misc Category Weights menu.  You may also enter letter 
  313. grades instead of scores.  The program will assign the mid point score for 
  314. that letter grade based on your grading curve.  You may also enter "NC" (not 
  315. counted) scores for students that have joined the class late or who have an 
  316. excused absence.
  317.  
  318.   You next need to input your grading method using the Misc Final Category 
  319. Weights menu.  You may use the total points method or the task weights 
  320. method.  If you use the total points method you do not have to enter category 
  321. weights.  Relative weights are then based on the perfect scores (points) 
  322. assigned to each task.  The term average is determined by summing the 
  323. individual scores except for discarded and not counted scores, dividing by 
  324. the total perfect score and then adding on the extra credit.  The total 
  325. perfect score would not include discarded or not counted scores.  Extra 
  326. credit may have a weight when using the total point method or may be 
  327. calculated normally where its weight is determined only by the points of the 
  328. extra credit.
  329.  
  330.   Incomplete scores may be treated as zeros or incomplete.  If treated as 
  331. zeros, they are included in score distributions and grade distributions.  If 
  332. you want to know what the distribution of scores is without including the 
  333. incomplete scores (to prevent skewing the average lower) you can select the 
  334. Treat Incomplete option.
  335.  
  336.   If you use the task weighting method, the term average is determined by 
  337. averaging the percent scores for all tasks in a category except for discarded 
  338. and not counted scores, and then adjusting each category by its category 
  339. weight.  Extra credit is then added.  The task weights, except for extra 
  340. credit, must add up to 100%.
  341.  
  342.   The final category weights dialog box is used to enter the task weights you 
  343. want to be in effect at the end of the term after you have entered scores for 
  344. all the tasks.  However, if you are printing a progress report in the middle 
  345. of a term, all the tasks will not yet be entered.  For example, you may want 
  346. the final to be weighted at 20% at the end of the term, but you will not have 
  347. a final score available in mid term.  The final category weights need to be 
  348. adjusted when doing a progress report.  You can do this using the Misc 
  349. Interim Category Weights menu.
  350.  
  351.   You may select the number of tasks you want to include using the Misc 
  352. Selected Task menu.  You may calculate grades and do grade and score 
  353. distributions for a single task or for all the tasks.  If you select all 
  354. tasks you may specify how many of each task type you want to discard.  The 
  355. Misc Grading Curve menu is used to adjust your grading curve.  You may use 
  356. the Score Distribution and Grade Distribution menus to calculate 
  357. distributions.  Distributions may be plotted after they are calculated using 
  358. the Score Chart and Grade Chart Options.  Scores and grades may be printed 
  359. using the Score List and Grade List menus.  You may print individual or 
  360. instructor summary reports.  If printing individual summaries, you may select 
  361. the one page per student option and include teacher notes.  You may combine 
  362. several period classes into a single overall term class using the Score, Add 
  363. Previous Average menu.
  364.  
  365.   Additional information on the above topics and other program features may 
  366. be found in the on-line help.
  367.  
  368. Common Questions:
  369.  
  370. 1.  May I run GRADEBOOK without installing it on my hard disk?
  371.  
  372.     GRADEBOOK may be run completely from a high density (1.2MB or 1.44MB) 
  373. floppy disk.  The disk needs the GRADEBK.EXE, GRADEBK.HLP and VBRUN200.DLL 
  374. files.  The program will also keep its data files on the floppy.  Operating 
  375. GRADEBOOK in this manner will noticeably slow the program down due to the 
  376. frequent disk accesses required.  If all you want to do is keep your data on 
  377. a floppy for security purposes, you should run GRADEBOOK from the hard disk 
  378. but start it with a command line parameter so that only your data is stored 
  379. on the floppy.  The VBRUN200.DLL file is not required on the floppy if it is 
  380. in your Windows subdirectory or in your DOS PATH.
  381.  
  382. 2.  I have other Visual Basic applications already installed.  Do I need to 
  383. install the Visual Basic dynamic link library?
  384.  
  385.     If you currently have the Visual Basic dynamic link library VBRUN200.DLL 
  386. installed in your Windows subdirectory or in a subdirectory that is included 
  387. in your DOS PATH, you do not need to install the Visual Basic dynamic link 
  388. library.  You only need one copy of the library installed on your hard disk.
  389.  
  390. 3.  May GRADEBOOK be installed on top of itself?
  391.  
  392.     Yes.  You may install GRADEBOOK on top of itself by replacing all the 
  393. distribution files.  You may need to do this if you have a new program 
  394. revision.  Reinstalling the GRADEBOOK distribution files will not delete or 
  395. alter any of your existing class data.
  396.  
  397. 4.  What must be done to remove the GRADEBOOK program?
  398.  
  399.     Delete all the files in your GRADEBKW subdirectory and then remove the 
  400. subdirectory.  If you have no other Visual Basic applications, you may also 
  401. delete the VBRUN200.DLL file from your WINDOWS subdirectory.  If you have 
  402. existing class files you may use the File, Backup command in GRADEBOOK to 
  403. make a backup copy of your existing classes before you delete the program.
  404.  
  405. 5.  My computer has 2 MB of memory but when I start GRADEBOOK I get a UAE 
  406. (unrecoverable application error) or an out of memory error message?
  407.  
  408.     You have enough memory installed but it may not all be available for 
  409. Windows applications.  If you have reserved some memory for a ram disk or for 
  410. use as expanded instead of extended memory, it will not be available to 
  411. Windows.  Revise your CONFIG.SYS file to make more memory available to 
  412. Windows.  You can determine your free memory by clicking on Help and then 
  413. clicking on About from the Windows program manager.  Windows should report at 
  414. least 600 K of free memory prior to starting GRADEBOOK.  You may determine 
  415. how much memory GRADEBOOK requires by starting GRADEBOOK and then clicking on 
  416. Help and then clicking About to see how much memory is free after loading 
  417. GRADEBOOK.
  418.  
  419. 6.  How do I use the supplied sample file?
  420.  
  421.     The sample class file is named FA90_1.DAT.  To make this the default 
  422. class, first do a Term, Select and select the Fall 1990 term.  Then do a 
  423. Class, Select and select the Physics 121 - College Physics M, W, F @ 2:00 PM 
  424. class.
  425.  
  426. 7.  I don't yet have the VBRUN200.DLL file.  What do I need to do to examine 
  427. the GRADEBOOK help file.
  428.  
  429.     From the Windows program manager, do a File, Run and run the WINHELP.EXE 
  430. file which is located in the Windows subdirectory.  After the help program 
  431. starts, do a File, Open and select the GRADEBK.HLP file.  You may then browse 
  432. through the help file.
  433.  
  434.